Dokumente

Dokumente in AsyncLife zu übertragen ist unkompliziert. Klicken Sie auf Hochladen oder ziehen Sie Dateien direkt auf die Seite.

• PDF-Dateien — Rechnungen, Verträge, Briefe — jede PDF wird automatisch verarbeitet und durchsuchbar gemacht.
• Bilder — Gescannte Dokumente, Fotos von Belegen oder Screenshots. OCR extrahiert den Text für Sie.
• Drag & Drop — Legen Sie eine oder mehrere Dateien auf der Dokumentenseite ab, um sie sofort hochzuladen.

Beim Hochladen eines Dokuments schlägt AsyncLife automatisch einen Dokumenttyp basierend auf dem Inhalt vor. Sie können den Typ jederzeit manuell ändern.

Jedes hochgeladene Dokument wird mit optischer Zeichenerkennung (OCR) verarbeitet, um Text zu extrahieren und selbst gescannte Bilder vollständig durchsuchbar zu machen.

• Texterkennung — Extrahiert Text aus PDFs und Bildern automatisch. Funktioniert mit gedrucktem und maschinengeschriebenem Text.
• Metadaten-Extraktion — Daten, Beträge und Schlüsselinformationen werden identifiziert und als strukturierte Metadaten gespeichert.
• Mehrsprachige Unterstützung — OCR unterstützt Dokumente in Deutsch, Englisch und vielen anderen Sprachen.

Für beste OCR-Ergebnisse laden Sie hochauflösende Scans hoch. Unscharfe oder kontrastarme Bilder können zu weniger genauer Textextraktion führen.

Finden Sie jedes Dokument sofort, indem Sie durch extrahierten Text, Titel, Tags oder Notizen suchen. Kein Durchsuchen von Ordnern mehr.

• Inhaltssuche — Durchsuchen Sie den extrahierten Text aller Ihrer Dokumente — finden Sie die Rechnung anhand des Lieferantennamens oder Betrags.
• Filtern und sortieren — Grenzen Sie Ergebnisse nach Dokumenttyp, Zeitraum, Tags oder Korrespondent ein. Kombinieren Sie Filter für präzise Ergebnisse.
• Gespeicherte Ansichten — Speichern Sie Ihre bevorzugten Filterkombinationen als Ansichten für den schnellen Zugriff auf häufig benötigte Dokumentensets.

Teilen Sie Dokumente mit Ihrem Team und behalten Sie die Kontrolle darüber, wer darauf zugreifen kann.

• Team-Freigabe — Weisen Sie Dokumente einem Team-Arbeitsbereich zu, damit alle Teammitglieder sie anzeigen und verwalten können.
• Rollenbasierter Zugriff — Teamrollen bestimmen, wer geteilte Dokumente anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Administratoren haben volle Kontrolle.
• Originale herunterladen — Jeder mit Zugriff kann die ursprünglich hochgeladene Datei jederzeit herunterladen.

Halten Sie Ihre Dokumente mit Tags, Notizen und gespeicherten Ansichten organisiert. Erstellen Sie ein System, das für Sie funktioniert.

• Tags — Fügen Sie Tags wie 'steuer-2025', 'versicherung' oder 'garantie' hinzu, um Dokumente schnell zu kategorisieren und zu finden.
• Notizen — Fügen Sie jedem Dokument Notizen für zusätzlichen Kontext hinzu — Erinnerungen, Zusammenfassungen oder Aufgaben.
• Gespeicherte Ansichten — Kombinieren Sie Filter zu benannten Ansichten. Greifen Sie mit einem Klick auf 'Unbezahlte Rechnungen' oder 'Versicherungsdokumente' zu.
• Korrespondenten — Verfolgen Sie, wer ein Dokument gesendet oder ausgestellt hat. Filtern Sie alle Dokumente einer bestimmten Person oder Firma.

Konsequentes Tagging zahlt sich aus. Legen Sie früh eine Namenskonvention fest und halten Sie sich daran — Ihr zukünftiges Ich wird dankbar sein.

Klicken Sie auf ein Dokument, um die Detail-Seitenleiste zu öffnen, in der Sie die Datei ansehen, Metadaten verwalten und auf alle Dokumenteigenschaften zugreifen können.

• Integrierter Viewer — Zeigen Sie PDFs und Bilder direkt im Browser an, ohne sie herunterzuladen. Navigieren Sie mehrseitige Dokumente mit Leichtigkeit.
• Metadaten-Seitenleiste — Sehen Sie Dokumenttyp, Absender, Daten, Tags und Notizen auf einen Blick. Bearbeiten Sie Eigenschaften direkt.
• Klassifizierungsdetails — Zeigen Sie KI-Klassifizierungs-Konfidenzwerte, OCR-Status und extrahierten Textinhalt an.

Arbeiten Sie effizient mit mehreren Dokumenten gleichzeitig. Wählen Sie Dokumente aus und wenden Sie Änderungen in großen Mengen an.

• Mehrfachauswahl — Klicken Sie auf Kontrollkästchen oder verwenden Sie Umschalt+Klick, um mehrere Dokumente für die Stapelverarbeitung auszuwählen.
• Massen-Metadatenbearbeitung — Ändern Sie Dokumenttyp, Status, Absender, Datum oder Zuständigen für alle ausgewählten Dokumente auf einmal.
• Massen-Tagging — Fügen Sie Tags zu mehreren Dokumenten gleichzeitig hinzu oder entfernen Sie sie. Halten Sie Ihre Bibliothek skalierbar organisiert.

Gruppieren Sie zusammengehörige Dokumente in Korrespondenz-Threads, um den Verlauf von Austausch zu verfolgen. Verknüpfen Sie Rechnungen, Antworten und Nachfassaktionen in einer chronologischen Ansicht.

• Thread erstellen — Wählen Sie zwei oder mehr Dokumente aus und verknüpfen Sie sie als Thread. Der Thread wird automatisch nach Absender und Empfänger benannt.
• Thread-Ansicht — Öffnen Sie ein Dokument im Thread, um alle verknüpften Dokumente in chronologischer Reihenfolge zu sehen. Fügen Sie jederzeit Dokumente hinzu oder entfernen Sie sie.
• Thread-Badge — Dokumente in einem Thread zeigen ein Thread-Symbol in der Listen- und Kachelansicht. Klicken Sie auf das Badge, um nach diesem Thread zu filtern.
• Thread-Filter — Verwenden Sie den Thread-Filter im Filterbereich, um nur Dokumente eines bestimmten Korrespondenz-Threads anzuzeigen.

Threads eignen sich am besten für laufende Korrespondenz — Versicherungsfälle, Vertragsverhandlungen oder Rechnungsketten. Verwenden Sie Tags für eine breitere Kategorisierung.

Der KI-Tab in der Dokumentdetailansicht analysiert Ihre Dokumente und liefert umsetzbare Vorschläge, um Ihnen bei der Organisation zu helfen.

• Feldkorrekturen — Die KI überprüft die Klassifizierungskonfidenz und schlägt Korrekturen für Dokumenttyp, Absender, Datum und andere Metadatenfelder vor.
• Thread-Verknüpfung — Wenn verwandte Dokumente erkannt werden, schlägt die KI vor, sie zu einem Korrespondenz-Thread zu verknüpfen. Überprüfen und bestätigen Sie mit einem Dokumenten-Auswahldialog.
• Erinnerungen — Die KI kann vorschlagen, Erinnerungen für Dokumente zu setzen, die Nachverfolgung erfordern — Vertragsverlängerungen, Zahlungsfristen oder Antworttermine.
• Transaktionszuordnung — Für Rechnungen und Belege durchsucht die KI Ihre Buchhaltungstransaktionen, um potenzielle Übereinstimmungen basierend auf Betrag, Datum und Absender zu finden.

KI-Vorschläge verbessern sich mit der Zeit, je mehr Sie das System nutzen. Das Akzeptieren oder Ablehnen von Vorschlägen hilft, zukünftige Empfehlungen zu verfeinern.

Jede Änderung und jeder Zugriff wird für DSGVO-konforme Prüfprotokollierung erfasst. Sehen Sie, wer was und wann getan hat.

• Änderungsverfolgung — Alle Feldänderungen werden mit Vorher- und Nachher-Werten aufgezeichnet — Titel, Typ, Status, Tags und mehr.
• Zugriffsprotokollierung — Dokumentzugriffe werden automatisch mit Drosselung protokolliert, um übermäßige Einträge zu vermeiden. Erfahren Sie, wer jedes Dokument angesehen hat.
• Visuelle Zeitleiste — Änderungen und Zugriffsereignisse werden nach Datum in einer visuellen Zeitleiste mit Akteurinformationen und aktionsspezifischen Symbolen gruppiert.